나만의 AI 비서 만들기: ChatGPT와 Zapier 활용법

AI 기술이 업무 자동화와 개인 생산성 향상의 중심에 서고 있는 시대, 나만의 ‘디지털 비서’를 만드는 것이 가능합니다. 그 핵심은 ChatGPT와 Zapier를 조합하는 데 있습니다. 이 두 도구를 연동하면 이메일 관리, 일정 알림, 파일 정리, 데이터 기록 등 일상의 반복 작업을 자동화할 수 있습니다. ChatGPT와 Zapier를 활용해 나만의 AI 비서를 만드는 방법과 실전 활용 팁을 소개합니다.

나만의 AI 비서 만들기: ChatGPT와 Zapier 활용법에 대한 설명

ChatGPT와 Zapier란 무엇인가?

ChatGPT는 자연어 처리 기반의 생성형 AI로, 질문에 대답하거나 글을 쓰고, 요약하거나 일정 정리까지 다양한 텍스트 기반 작업을 수행할 수 있는 도구입니다. 반면 Zapier는 여러 웹 애플리케이션을 자동으로 연결해 주는 워크플로우 자동화 플랫폼입니다. 예를 들어 Gmail, Google Calendar, Slack, Notion, Trello 등 다양한 툴을 자동화시킬 수 있습니다.

이 두 가지를 결합하면, ChatGPT의 대화 능력과 Zapier의 프로세스 자동화 기능을 통해 사람처럼 업무를 처리하는 AI 비서를 만들 수 있습니다. 예를 들어 “매일 오전 9시에 이메일 요약 보내기”, “회의 일정 자동으로 정리해 슬랙에 전달하기” 같은 업무가 자동화됩니다.

 

기본 설정: ChatGPT와 Zapier 연결하기

나만의 AI 비서를 만들기 위해선 OpenAI API 키와 Zapier 계정이 필요합니다. Zapier의 ‘Zap’은 트리거(trigger)와 액션(action)으로 구성되는데, 트리거는 어떤 조건에서 동작할지를 정의하고, 액션은 그에 따라 실행될 작업입니다.

예를 들어 Gmail에서 특정 키워드를 포함한 메일이 도착하면(ChatGPT API에) 메일 내용을 요약하게 하고, 그 결과를 Slack이나 Notion에 전송하도록 설정할 수 있습니다. 이처럼 GPT-4 API와 Zapier를 연동하면 다양한 AI 자동화 시나리오를 구성할 수 있습니다.

 

자동화 예시: 일정, 이메일, 보고서까지

• 일정 관리 자동화: Google Calendar의 일정을 Zapier를 통해 가져와 ChatGPT에게 “오늘 일정 요약”을 요청하고, 이를 아침마다 슬랙이나 이메일로 자동 발송할 수 있습니다.
• 이메일 요약 및 분류: 중요한 메일만 자동 분류하거나 요약하여 보고하는 기능도 설정 가능합니다. 예를 들어 특정 부서에서 온 메일만 모아 하루에 한 번 요약해 전달받을 수 있습니다.
• 업무 보고 자동화: 매일 업무 시간을 추적해 Notion이나 구글 시트에 기록하고, ChatGPT가 이를 바탕으로 간단한 일일 업무 보고서를 생성해주는 것도 가능합니다.

 

프롬프트 최적화: ChatGPT를 효율적으로 사용하는 법

AI 비서의 핵심은 정확한 프롬프트 설계입니다. 단순히 “요약해줘”라는 명령보다 “다음 이메일 내용을 3줄 요약하고 중요한 일정은 별도로 정리해 줘”처럼 구체적이고 명확한 요청이 ChatGPT의 정확도를 높입니다.

또한, Zapier에서는 프롬프트에 자동 입력 변수를 삽입할 수 있어, 각 상황에 맞게 정보를 자동으로 채워넣는 설정이 가능합니다. 예를 들어 “{{EmailSubject}} 메일의 주요 내용을 요약해 줘”와 같은 방식입니다. 이 방식은 반복 작업을 고도화시키는 데 핵심 역할을 합니다.

 

나만의 AI 비서 루틴 만들기

나만의 AI 비서를 만들기 위해서는 루틴화된 워크플로우 설계가 필요합니다. 다음은 대표적인 AI 비서 루틴 예시입니다.

이와 같은 자동화 루틴은 초기 설정만 잘 해두면 매일 반복해서 사용할 수 있으며, 개인 프리랜서든 팀 단위 관리자든 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다.

시간	작업	도구 조합
08:30 AM	오늘 일정 요약	Google Calendar + ChatGPT + Slack
09:00 AM	신규 이메일 요약 및 분류	Gmail + ChatGPT + Notion
06:00 PM	일일 업무 보고 자동 작성	Google Sheets + ChatGPT + Email

 

ChatGPT와 Zapier를 연동하면 단순한 자동화를 넘어, 진정한 의미의 AI 업무 비서를 만들 수 있습니다. 하루를 시작하면서 이메일을 요약하고, 일정을 정리하며, 퇴근 전 업무 보고를 자동으로 마무리하는 일상은 이제 더 이상 먼 미래가 아닙니다. 프롬프트 설계와 Zapier의 조건 설정만 익히면 누구나 AI와 함께하는 업무 루틴을 완성할 수 있습니다.